OneDrive en het Outlook-archief: gaat dat goed?

Let je tijdens het aanmaken van een nieuw gebruikersaccount niet op, dan kan het zomaar gebeuren dat de persoonlijke mappen Documenten, Afbeeldingen en Bureaublad ongemerkt in de map OneDrive worden geplaatst. Het gevolg is dat de persoonlijke mappen in het vervolg automatisch met de online opslag van OneDrive worden gesynchroniseerd. Dat Microsoft erop aanstuurt zoveel mogelijk de online opslag van OneDrive te gebruiken is op zich niet verrassend, er zit namelijk een verdienmodel aan vast: is de gratis opslagruimte bijna vol, dan wordt de mogelijkheid geboden om extra opslagruimte bij te kopen.

Ook het Outlook-archief wordt in OneDrive opgeslagen

Aangezien de map Outlook-bestanden (met daarin de archiefbestanden van Microsoft Outlook) als submap in de map Documenten wordt opgeslagen, wordt ook het Outlook-archief in de online opslag van OneDrive geplaatst. Dat heeft voordelen, zo is er altijd een online back-up van het Outlook-archief. Maar zoals door Willem terecht wordt opgemerkt, zijn er ook nadelen. Het archiefbestand van Outlook kan namelijk flink in omvang groeien, waardoor het bij het opstarten van de pc vrij lang kan duren voordat de map OneDrive met de online opslag is gesynchroniseerd. En met een uitdijend e-mailarchief is de online beschikbare ruimte al snel te klein, waardoor er extra opslagruimte moet worden bijgekocht.

Het Outlook-archief verplaatsen

Is het archief van Outlook in OneDrive geplaatst en wil je deze toch liever naar een lokale map verplaatsen? Ga dan als volgt te werk: sluit Outlook af, open de Windows Verkenner, navigeer naar OneDrive, map Documenten, submap Outlook-bestanden en verplaats het PST-archiefbestand door middel van knippen en plakken naar een lokale map (desgewenst op een aparte datapartitie). Heropen Outlook en verwijs direct na de foutmelding naar de nieuwe locatie van het PST-bestand. Zijn er meerdere PST-bestanden in gebruik dan moet deze handeling voor elk afzonderlijk bestand worden herhaald.

Het Outlook-archief op meerdere apparaten gebruiken

Wordt het Outlook-archief in OneDrive opgeslagen dan is deze op elk Windows-apparaat met Outlook te openen. Hoewel dat aantrekkelijk lijkt, resulteert het in de praktijk gegarandeerd tot synchronisatieproblemen. Is het synchroniseren van OneDrive bijvoorbeeld nog niet voltooid op het moment dat het archief op een ander apparaat in gebruik wordt genomen, dan ontbreken er mogelijk e-mailberichten, agenda-items e.d. Voordat Outlook wordt opgestart en/of Windows wordt afgesloten, is het dus essentieel dat OneDrive volledig is gesynchroniseerd (dit is te controleren via het OneDrive-icoontje in het systeemvak). Aangezien je dit vroeg of laat wel eens zal vergeten, is deze handelswijze niet aan te bevelen!

Wil je de e-mail toch op meerdere apparaten beheren dan kan beter voor het IMAP-protocol worden gekozen. Met het IMAP-protocol blijven de berichten op de mailserver van de provider staan, hetgeen ook zo zijn voordelen heeft. Zelf combineer ik IMAP en POP zodat ik nieuwe e-mailberichten met mijn mobiel online kan beheren (met het IMAP-protocol), totdat ik ze met het e-mailprogramma op mijn desktop download (met het POP-protocol). Zo worden oude berichten veilig in het lokaal opgeslagen PST-archiefbestand gearchiveerd, en dus niet langer dan nodig online bewaard.